Administrative Officer

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A propos de BIA

BIA Group est un acteur majeur dans la commercialisation, la location et le service après-vente d’équipements destinés aux secteurs des travaux publics, des mines, des carrières et du transport. Présent en Europe, en Afrique et en Asie, le Groupe s’appuie sur plus de 1 700 collaborateurs passionnés.
 

Résumé

Sous la supervision du chef d'équipe et de l'analyste senior en comptabilité fournisseurs, veiller à ce que les tâches administratives liées à l'OTIF soient effectuées afin de permettre la comptabilisation des factures OTIF.

Quelles seront vos responsabilités?

1. Reception:

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’entreprise dans le respect des standards de qualité et de professionnalisme.
• Orienter les visiteurs et les appels vers les interlocuteurs compétents.
• Maintenir un environnement d’accueil propre, organisé et convivial.Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant ainsi que les colis.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et veiller à leur réapprovisionnement.
• Assurer le suivi des correspondances et coordonner les expéditions et réceptions de courriers et colis avec les prestataires logistiques, notamment DHL.

2. Gestion administrative :

• Garantir le bon état de fonctionnement des équipements et infrastructures de bureau, en coordonnant les interventions de maintenance et les remplacements nécessaires.
• Assurer le suivi des dépenses administratives, le contrôle des factures et leur rapprochement comptable.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et de consommables afin d’assurer leur disponibilité permanente.
• Coordonner les activités de maintenance des locaux en collaboration avec Nexteracom et les autres prestataires de services.
• Superviser les contrats et les prestations de nettoyage externalisées afin de garantir le respect des normes de qualité et d’hygiène.
• Encadrer et suivre les performances du personnel de nettoyage pour assurer un environnement de travail propre, sûr et accueillant.

3. Assistant(e) personnel(le) :

• Assurer la gestion de l’agenda du Directeur Général, notamment la planification et la coordination des rendez-vous et réunions.
• Préparer et rédiger les courriers, rapports, comptes rendus et supports de présentation dans le respect des standards de qualité de l’entreprise.
• Réaliser des recherches, collecter et analyser des informations pertinentes, puis consolider les données nécessaires à l’élaboration de rapports et de présentations à destination de la Direction.

4. Gestion des données :

• Assurer la gestion, le classement et l’organisation des dossiers et documents administratifs.
• Numériser et intégrer les documents dans les systèmes d’archivage appropriés.
• Administrer la base de données du bureau et veiller à l’exactitude ainsi qu’à la mise à jour des informations
• Émettre les bons de commande dans SAP.
• Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs dans SAP.

5. Communication:

• Assurer le traitement rapide et professionnel des demandes émanant des parties prenantes internes et externes.
• Gérer les communications administratives de l’entreprise, notamment la réception, le suivi et l’organisation des courriels et des appels téléphoniques.
• Organiser et coordonner les réunions, visioconférences et conférences téléphoniques en garantissant leur bon déroulement.
• Travailler en collaboration avec les différents services de l’organisation afin de favoriser une communication efficace et une coordination optimale des opérations.

6. Autres responsabilités :

• Assister dans la planification, l’organisation et la coordination des événements de l’entreprise.
• Apporter un soutien aux projets spéciaux et aux initiatives ponctuelles selon les besoins de l’organisation.

Quel est le profil recherché?

• Titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires (HSC) avec une spécialisation principale en comptabilité.
• Une expérience professionnelle d’au moins un an dans une fonction similaire constituerait un atout.
• Une expérience au sein d’un service comptable serait appréciée, sans pour autant constituer une exigence préalable.
• Une bonne connaissance et une maîtrise pratique des principes comptables seraient considérées comme un avantage.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint).

Pourquoi rejoindre BIA?

• Un contrat à durée déterminée (CDD).
• Une rémunération compétitive assortie d’un ensemble attractif d’avantages sociaux extralégaux.
• L’opportunité d’évoluer au sein d’une entreprise à taille humaine à dimension internationale, favorisant l’autonomie, la responsabilisation et l’esprit d’équipe.
• La possibilité de collaborer avec des collègues expérimentés et passionnés au sein d’une entreprise familiale en pleine croissance et reconnue pour son succès.
• Une opportunité de carrière stimulante, soutenue par un programme de formation complet et structuré.
• Un environnement de travail offrant la possibilité de prendre des initiatives, de relever des défis et de contribuer activement au développement de votre fonction.